Powszechnie stosuje się wymianę faktur tylko za podpisem wystawiającego albo w ogóle bez podpisów stron. Jednak uzyskanie podpisu kontrahenta ma duże korzyści w czasie dochodzenia zapłaty w sądzie.


Faktura jest wezwaniem do zapłaty

Faktura zawiera kwotę należności do zapłaty oraz termin płatności. Jest więc jednoznaczna z wezwaniem do zapłaty. Zachowuje taki charakter niezależnie od tego czy jako osoba wystawiająca został w niej wskazany sam przedsiębiorca czy jego pracownik, który zajmuje się fakturowaniem (wyr. SN z 23.10.2001 r., I CKN 323/99).


Podpis właściciela firmy na fakturze

Złożenie podpisu na fakturze przez drugą stronę sprawia, że pośrednio potwierdza ona pisemnie istnienie długu. Dokument taki jest więc podstawą wydania nakazu zapłaty w postępowaniu nakazowym określoną w  art. 485 § 1 pkt 3 k.p.c. (wyr. SA w Poznaniu z 19.02.2014 r., I ACa 1071/13). Stanowi on także zaakceptowany przez dłużnika rachunek, o którym mowa w art. 485 § 1 pkt 2 k.p.c. (wyr. SN z 16.04.2009 r., I CSK 487/04).

Ważne jest, że podpis pracownika firmy, który w zakresie swoich obowiązków ma przyjmowanie dokumentów (np. pracownika sekretariatu) nie jest wystarczający dla uzyskania omawianego nakazu zapłaty. Aby uniknąć wątpliwości co do wydania nakazu trzeba uzyskać podpis właściciela firmy.


Nakaz zapłaty na podstawie faktury przeciwko spółce

Wątpliwości może budzić występowanie o nakaz przeciwko spółkom. Posiadają one różne uregulowania co do tego, kto może je reprezentować.Nasuwa się pytanie - czy wierzyciel musi uzyskać podpis na fakturze zgodnie z zasadami reprezentacji spółki? Na przykładzie typowej sp. z o.o. sprowadzałoby się to do podpisania faktury przez dwóch członków zarządu.

Możliwe jest wystąpienie o nakaz zapłaty na podstawie faktury podpisanej tylko przez jedną osobę uprawnioną do reprezentacji spółki. Podpisanie dokumentu traktuje się jako niewłaściwe uznanie długu. Takie uznanie nie jest oświadczeniem woli, a jedynie oświadczeniem wiedzy, czyli potwierdzeniem pewnej okoliczności faktycznej (konkretnie – istnienia zadłużenia). Oświadczenie wiedzy nie wymaga zachowania zasad reprezentacji spółki i może je złożyć samodzielnie każda z osób, które reprezentację taką mogą wykonywać (wyr. SN z 11.08.2011 r., I CSK 703/10).


Zalety uzyskania nakazu w postępowaniu nakazowym

Występowanie o wydanie nakazu zapłaty w postępowaniu nakazowym ma dwie główne zalety:

  1. niższa opłata od pozwu – płaci się 25% opłaty, którą trzeba by zapłacić w postępowaniu zwyczajnym, pozostałe 75% musi zapłacić dłużnik, jeżeli chce zaskarżyć nakaz (art. 19 ust. 2 i 4 ustawy o kosztach sądowych w sprawach cywilnych),
  2. zabezpieczenie dochodzonej kwoty z momentem wydania nakazu – otrzymując nakaz wydany w postępowaniu nakazowym wierzyciel może od razu zwrócić się na jego podstawie do komornika o zabezpieczenie zapłaty swoich pieniędzy (np. przez zajęcie konta bankowego dłużnika), nie ma przy tym znaczenia czy dłużnik kwestionuje nakaz zapłaty i wnosi od niego zarzuty.


Nakaz zapłaty na podstawie niepodpisanej faktury

W niektórych przypadkach możliwe jest uzyskanie nakazu zapłaty w postępowaniu nakazowym nawet w oparciu o niepodpisaną fakturę. Wymaga to jednak przedstawienia dodatkowych dokumentów (art. 485 § 2a k.p.c.). Jest to temat wykraczający poza ramy tego tekstu. Jeżeli jesteście Państwo zainteresowani także tym zagadnieniem proszę o kontakt na mroz@kancelariamroz.pl. Jeżeli będzie takie zapotrzebowanie, chętnie omówię także tę drogę uzyskiwania nakazu zapłaty.